Recibo do ramo para Capacitação

Reembolso de despesas de viagem nas capacitações

As fontes financiadoras estão exigindo todos os comprovantes originais das despesas com transporte e alimentação, referentes à participação de pessoas nos encontros da Pastoral da Criança. Com isso, o método de anexar apenas as despesas da ida ao encontro e dobrar estas despesas, de modo a permitir a volta do participante, deverá ser evitado, pois, neste caso, estas despesas serão assumidas pelos recursos da Reserva da Pastoral da Criança (fundo composto pelas doações recebidas

PARA AS CAPACITAÇÕES OCORRIDAS NO SETOR

COMO SERÁ O PROCESSO: Para permitir o deslocamento dos participantes, o setor fará adiantamento do recurso necessário para o deslocamento do participante até o local da capacitação (ida e volta), depositando este valor em conta poupança ou conta corrente do coordenador de ramo ou ainda repassado nos mesmos moldes do apoio financeiro mensal.

Portanto, a exemplo do que acontece nos encontro regionais e assembleias, não haverá reembolso dessas despesas no dia da Capacitação/ Assembleia, uma vez que o ramo já recebeu o recurso para as despesas.

COMO SERÁ NA PRESTAÇÃO DE CONTAS DO SETOR

Este repasse deve ser comprovado mediante recibo de repasse ao ramo, assinado pelo coordenador de ramo. Este recibo deve ser incluído na prestação de gastos da capacitação e será o documento para comprovar o gasto. Repasse ao ramo para capacitação

• Setor lança o recibo de repasse ao ramo na devida prestação de contas:
  • se foi pedido recurso através do Planejamento de Atividades de Capacitação, colocar na prestação de contas da capacitação (tipo 5), com categoria 1 (repasse para ramo);
  • se os recursos provêm do Apoio Para Capacitação de Líderes (AFL) ou Apoio Financeiro Mensal (AFM), colocar na prestação de contas do Apoio Eventual Com Saldo (AECS - tipo 2), com categoria 1 (repasse para ramo);
• Para os demais gastos, em nada altera o procedimento;
• Envia a prestação de contas à Coordenação Nacional, como de costume.

COMO SERÁ NA PRESTAÇÃO DE CONTAS DO APOIO MENSAL DO RAMO

Na prestação de gastos mensal do ramo, lançar o valor recebido do Setor (receita) e os comprovantes de viagem (despesas). Se, por acaso, sobrar algum saldo, não será necessário devolver, podendo ser utilizado nas ações da Pastoral da Criança no Ramo.

• Ramo lança valor recebido do setor, como receita do tipo “S” (Receita recebida do Setor);
• Lança todas as notas fiscais de transporte e alimentação que foram utilizadas para deslocamento até o local do encontro (ida e volta);
• Envia a prestação de contas à Coordenação de Setor, como de costume.

QUANDO SE TRATAR DE ÁREAS, CAPACITADORES e MULTIPLICADORES

Para o coordenador de área não há mudança na prática, ou seja, o setor fará o adiantamento na conta da pessoa ou conforme a prática local, e este enviará os comprovantes dos gastos da viagem para o setor, para serem anexados na prestação de gastos, conforme já ocorre com os repasses para acompanhamentos, visitas aos ramos e capacitações.

Para o capacitador e multiplicador, o setor fará adiantamento do recurso necessário para o deslocamento até o local da capacitação (ida e volta), depositando este valor em conta poupança ou conta corrente do coordenador de ramo que pertence o capacitador/multiplicador. O capacitador/multiplicador deve prestar contas com todos os comprovantes de gastos ao coordenador de ramo.

No setor, este repasse deve ser comprovado mediante recibo de repasse ao ramo, assinado pelo coordenador de ramo. Este recibo deve ser incluído na prestação de gastos da capacitação e será o documento para comprovar o gasto.

PARA AS CAPACITAÇÕES OCORRIDAS NO ESTADO

COMO SERÁ O PROCESSO: Para permitir o deslocamento dos participantes, o estado fará uma estimativa de gastos para deslocamento até o local do encontro (alimentação e transporte), junto com o planejamento semestral e enviará à Coordenação Nacional. A Coordenação Nacional fará o adiantamento diretamente ao setor, conforme já ocorre nos Encontros Regionais.

COMO SERÁ A PRESTAÇÃO DE GASTOS DO ESTADO:

O estado deve prestar contas apenas dos recursos recebidos da Coordenação Nacional, enviando os comprovantes com materiais de papelaria, hospedagem e alimentação (caso não esteja no pregão) e lista de presença.

COMO SERÁ A PRESTAÇÃO DE GASTOS DO SETOR:

Na prestação de gastos mensal do setor, lançar o valor recebido da Coordenação Nacional (receita) e os comprovantes de viagem (despesas). Se, por acaso, sobrar algum saldo, não será necessário devolver, podendo ser utilizado nas ações da Pastoral da Criança no Setor.

QUANDO SE TRATAR DE NÚCLEOS:

Para o coordenador de núcleo não há mudança na prática, ou seja, o estado fará o adiantamento na conta da pessoa ou conforme a prática local, e este enviará os comprovantes dos gastos da viagem para o estado, para serem anexados na prestação de gastos da capacitação.

PERGUNTAS FREQUENTES

Se o coordenador de ramo não tiver conta poupança ou conta corrente pessoal para serem depositados os recursos?

• Pode ser depositado na conta particular de outra pessoa por ela indicada ou ainda repassado nos mesmos moldes do apoio financeiro mensal.

Se sobrar recursos do adiantamento ao ramo é preciso devolver ao setor?

• Não deve ser devolvido. O ramo poderá utilizar o saldo, aplicando nas ações desenvolvidas pela Pastoral da Criança e prestar contas, como de costume.

Se sobrar recursos no setor?

• Caso o número de participantes previsto no Planejamento das Atividades de Capacitação tenha sido superior aos efetivamente convidados, haverá sobra de recursos e estes devem ser devolvidos à Coordenação Nacional, como de costume. Para que isso não aconteça, é importante que o planejamento seja feito com base nas reais necessidades de recursos, tanto para o reembolso das despesas com transporte e alimentação, quanto para as demais necessárias à realização da capacitação.

Se a pessoa que recebeu o adiantamento não comparecer à capacitação, o que fazer com o dinheiro já depositado?

• O Ramo não deve devolver o recurso. Este deverá ser utilizado para futuras despesas de deslocamento em próximas capacitações ou reuniões.

Como saber o valor que cada ramo vai precisar para enviar pessoas à capacitação?

• As coordenações de setor, em conjunto com as coordenações de área, devem levantar os custos de transporte e alimentação necessários a cada um dos ramos, antes de remeter o planejamento para a Coordenação Nacional. Isso pode ser feito nas visitas e nas reuniões onde se encontram.

Se o ramo possui saldo alto, o setor precisa fazer o adiantamento do recurso?

• O setor deve avaliar cada caso. Se o ramo possui saldo suficiente para fazer os repasses às comunidades e para as atividades de rotina, o coordenador de Setor poderá sugerir que seja utilizado o saldo existente.

Para ramos que não estão com a prestação de gastos em dia, o que fazer?

• Reembolsar as despesas da vinda e solicitar que envie as despesas de retorno para reembolso.

Quando o capacitador não estiver alocado em nenhum ramo: o que fazer?

• O setor reembolsará somente as despesas da vinda, as despesas de retorno devem ser enviadas ao setor e este depositará em conta pessoal do capacitador.

O estado promove as capacitações de Missão do Coordenador de ramo e área, como fazer o adiantamento aos participantes?

• Dificuldades/encaminhamentos:
  • O estado não tem a planilha de custo dos participantes dos setores com antecedência, pois os coordenadores não sabem o resultado da eleição (se será reeleito ou novo);
  • O Apoio poderia liberar o planejamento sem o custo de transporte. O estado enviaria a planilha assim que tiver os custos para então a CN efetuar os adiantamentos aos setores.

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