Normas e Procedimentos Internos

Índice

1 Prestação de contas dos Setores e Estados para Coordenação Nacional

Prestação de contas dos Setores e Estados para Coordenação Nacional

Normas Gerais

Para cumprir sua Missão, a Pastoral da Criança necessita de recursos financeiros. A transparência de seu uso e da prestação de contas colaborarão para que estes não venham a faltar. Prestar contas significa comprovar, de forma organizada, as despesas realizadas com os recursos da Pastoral da Criança.

Para cada mês de referência existirá apenas uma prestação de contas, sendo que nesta deverá constar todas as receitas e despesas do setor/estado, inclusive as referente à atividade capacitação, cujo recurso foi solicitado via planejamento. Levar sempre em consideração que:

A prestação de contas é mensal, mesmo que não tenha ocorrido depósito ou despesa no mês de referência;
Todos os valores recebidos em conta deverão ser lançados como receita na prestação de contas do mês de referência;
Todos os comprovantes disponíveis das despesas realizadas deverão ser lançados como despesa na prestação de contas do mês de referência;
Os comprovantes de despesas efetuadas em meses anteriores ao mês de referência e que ainda não foram inclusos nas prestações de contas, poderão ser incluídos como despesa na próxima Prestação de Contas do setor/estado, ou seja, despesas de fevereiro podem constar na Prestação de Contas de abril, e assim sucessivamente;
Já os comprovantes de despesas de meses posteriores não podem constar na Prestação de Contas de meses anteriores, ou seja, despesas de abril não podem constar na Prestação de Contas de março, assim como os recibos referente a depósitos efetuados pela Coordenação Nacional na conta do setor/estado;
A prestação de contas deve ser enviada para a Coordenação Nacional até o dia 10 do mês seguinte;
Todo gasto só pode ser feito visando cumprir a Missão da Pastoral da Criança;
Deverá ser prestado contas de todo e qualquer gasto, assim como de toda verba recebida;
É recomendável fazer pesquisa de preço para qualquer tipo de gasto;
É obrigatória a pesquisa de preço para gastos acima de um salário mínimo nacional;
Toda prestação de contas deverá ser revisada e assinada pelas três pessoas responsáveis pela Prestação de Contas, cadastradas na Coordenação Nacional;
Fazer fotocópia das Prestações de Contas tanto do setor quanto do Ramo antes de enviar a original para Coordenação Nacional da Pastoral da Criança;
Todas as despesas administrativas (30%) realizadas pela Coordenação de Setor e áreas, devem ter seus documentos comprobatórios originais colados na prestação de contas enviada à Coordenação Nacional;
Todos os recibos de repasse para os ramos (70%) devem ser colados na prestação de contas do setor enviada à Coordenação Nacional;
O setor/estado deve acompanhar sempre o saldo que fica de um mês para o outro;
Por exigência da CGU (Controladoria Geral da União) todos os documentos comprobatórios de despesas anexados nas prestações de contas devem ser carimbados de forma que não comprometa a leitura e identificação do documento. Este carimbo deve ser assinado pelo coordenador do setor atestando o recebimento da mercadoria ou serviço referente aquela nota fiscal ou recibo e datado com a mesma data do comprovante. As prestações de contas dos ramos também precisam ser carimbadas pelo setor antes de serem encaminhadas para a Coordenação Nacional.

O setor deverá dar parecer na prestação de contas do Ramo, quanto as despesas realizadas, preenchendo a última coluna (*) do Demonstrativo Mensal de Despesas Realizadas conforme abaixo: 1) Se a despesa for compatível como recurso de origem governamental (AFM) 2) O ramo será avisado que esse tipo de despesa não deveria ser realizada 3) outro 4) recibo de comunidade

Fundamentos para Auditoria

Princípios Fundamentais de Contabilidade

“O Princípio da ENTIDADE reconhece o Patrimônio como objeto da Contabilidade e afirma a autonomia patrimonial, a necessidade da diferenciação de um Patrimônio particular no universo dos patrimônios existentes, independentemente de pertencer a uma pessoa, um conjunto de pessoas, uma sociedade ou instituição de qualquer natureza ou finalidade, com ou sem fins lucrativos. Por conseqüência, nesta acepção, o Patrimônio não se confunde com aqueles dos seus sócios ou proprietários, no caso de sociedade ou instituição."

Nomeação do Coordenador de Setor

Art. 62° III. as contas correntes para coordenadores de setores e estados serão abertas pela Coordenação Nacional e sua movimentação será realizada exclusivamente por cartão de débito. O Coordenador de setor ou estado pode apresentar recurso ao Conselho Diretor para continuar operando a conta corrente com talão de cheque, desde que o pedido venha acompanhado de carta compromisso do respectivo Bispo responsabilizando sua Mitra Diocesana por eventuais passivos financeiros, efeitos de cheques assinados a descoberto e consequências do travamento do CNPJ sobre as coordenações da Pastoral da Criança dos demais setores e estados de todo o Brasil (alterado pela RESOLUÇÃO Nº 02/2012, DE 03 de setembro de 2012 do Conselho Diretor considerando a decisão da assembleia geral ordinária, realizada de 23 a 27/11/2009);

Lei 6.404, das Sociedade por ações, aplicada por analogia a todas as entidades

“Art. 158. O administrador não é pessoalmente responsável pelas obrigações que contrair em nome da sociedade e em virtude de ato regular de gestão; responde, porém, civilmente, pelos prejuízos que causar, quando proceder: I - dentro de suas atribuições ou poderes, com culpa ou dolo; II - com violação da lei ou do estatuto. § 1º O administrador não é responsável por atos ilícitos de outros administradores, salvo se com eles for conivente, se negligenciar em descobri-los ou se, deles tendo conhecimento, deixar de agir para impedir a sua prática. Exime-se de responsabilidade o administrador dissidente que faça consignar sua divergência em ata de reunião do órgão de administração ou, não sendo possível, dela dê ciência imediata e por escrito ao órgão da administração, no conselho fiscal, se em funcionamento, ou à assembleia-geral.”

Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986

Art. 45. Excepcionalmente, a critério do ordenador de despesa e sob sua inteira responsabilidade, poderá ser concedido suprimento de fundos a servidor, sempre precedido do empenho na dotação própria às despesas a realizar, e que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação, nos seguintes casos (Lei nº 4.320/64, art. 68 e Decreto-lei nº 200/67, § 3º do art. 74):

I - para atender despesas eventuais, inclusive em viagem e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento em espécie. (Redação dada pelo Decreto nº 2.289, de 4.8.1997)

Il - quando a despesa deva ser feita em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento; e

III - para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar limite estabelecido em Portaria do Ministro da Fazenda.

O limite máximo para cada despesa é de R$ 200,00 (vide Nota Técnica nº 2308 / 2007 / CCONT/STN).

§ 1º O suprimento de fundos será contabilizado e incluído nas contas do ordenador como despesa realizada; as restituições, por falta de aplicação, parcial ou total, ou aplicação indevida, constituirão anulação de despesa, ou receita orçamentária, se recolhidas após o encerramento do exercício.

§ 2º O servidor que receber suprimento de fundos, na forma deste artigo, é obrigado a prestar contas de sua aplicação, procedendo-se, automaticamente, à tomada de contas se não o fizer no prazo assinalado pelo ordenador da despesa, sem prejuízo das providências administrativas para a apuração das responsabilidades e imposição, das penalidades cabíveis (Decreto-lei nº 200/67, parágrafo único do art. 81 e § 3º do art. 80).

Portaria MF nº 95/2002 - Suprimento de Fundos

Art. 1o A concessão de Suprimento de Fundos, que somente ocorrerá para realização de despesas de caráter excepcional, conforme disciplinado pelos arts. 45 e 47 do Decreto no 93.872/86, fica limitada a:

I - 5% (cinco por cento ) do valor estabelecido na alínea "a" do inciso "I" do art. 23, da Lei no 8.666/93, para execução de obras e serviços de engenharia

O limite máximo de concessão é de R$ 4.000,00 (vide Nota Técnica nº 2308 / 2007 / CCONT/STN).

Aprovação dos Gastos:

A prestação de gastos é recebida pela coordenação nacional, analisada e auditada pela Equipe de Apoio aos Setores, após a análise é emitido a carta de aprovação no correio, conforme modelo abaixo:

Projetos específicos

Projetos de Educação de Jovens e Adultos: a Coordenação Nacional da Pastoral da Criança envia os recibos a serem assinados pelos monitores e supervisores. - a prestação de contas é composta unicamente pelos recibos assinados, os quais, a Coordenação de Setor deverá enviar mensalmente à Coordenação Nacional. * Esse projeto encerra em 2012 na Pastoral da Criança

Conciliação Bancária

Conciliação Bancária

O formulário de conciliação bancária será utilizado para visualizar de forma mais clara a movimentação bancária e financeira do setor. Com isso será possível identificar qual o saldo real do setor, pois hoje sabemos que o saldo de prestação de contas disponível para o próximo mês, não é de fato o valor correspondente ao saldo bancário.

O formulário de conciliação bancária deve ser preenchido MENSALMENTE e será parte integrante da prestação de contas do apoio mensal do setor e estado.

Tipo de formulário:

Contas correntes, abertas em Curitiba, com movimentação exclusiva por cartão de débito

Item 1 - SALDO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS:

Especificar o saldo a transportar para o próximo mês, que consta do resumo do demonstrativo de receitas e despesas:

Item 2 - SALDOS EM BANCO:

Especificar os saldos mantidos na conta corrente de uso exclusivo da Pastoral da Criança. Considerar o saldo do último dia do mês de referência da prestação de contas, e se for o caso especificar também o saldo da aplicação financeiro. O extrato de conta corrente do setor está disponível na wiki, na história do setor.

Para consultar o extrato bancário de seu setor, basta acessar o link a seguir e procurar o nome do setor. https://wiki2.pastoraldacrianca.org.br/wiki/Hist%C3%B3ria_Brasil

Os recursos enviados aos setores é para serem utilizados "dentro do mês" nas atividades da Pastoral da Criança. Porém, mesmo não sendo o ideal, havendo aplicação financeira, deve ser solicitado ao banco o extrato com o saldo no final do mês e enviado juntamente com a prestação de contas.

Item 3 - VALORES EM CONCILIAÇÃO:

Especificar os valores a serem conciliados, isto é, a destinação dos recursos que saíram da conta corrente e que ainda não foi prestado contas. Exemplos: valores repassados aos ramos (incluir código ou nome) cujos recibos não constam da prestação de contas; valores em dinheiro de posse de coordenadores de áreas e do setor, entre outros.

Item 4 - OUTROS VALORES A SEREM COMPROVADOS:

Especificar a diferença entre o saldo da prestação de contas e os valores em banco e conciliados, utilizando a seguinte fórmula:

Saldo da Prestação de Contas (-) Saldos em Banco (-)Valores em conciliação = OUTROS VALORES A SEREM COMPROVADOS

O valor especificado no item 4 corresponderá aos valores que saíram da conta e ainda não foram identificados pela Coordenação de Setor e Estado, e que estarão pendentes de regularização. O Setor ou Estado deverá analisar criteriosamente suas prestações de contas e buscar informações que ajudem a demonstrar onde o recurso foi aplicado. A Coordenação Nacional poderá apoiá-los nessa situação.

Mudança na prestação de gastos das Capacitações (exceto capacitações líderes)

A prestação de gastos dos recurso solicitados via planejamento especifico para a Coordenação Nacional será alterada. Até o momento esta prestação de gastos era feita separada dos demais gastos do setor.

A partir de agora os gastos com capacitações, solicitadas via planejamento específico, serão incluídos na prestação de gastos do Apoio Eventual com saldo (tipo 2).

PROCEDIMENTOS:

1. Incluir a receita recebida e todos os gastos com a capacitação na prestação de contas do apoio eventual com saldo;;

2. Identificar as despesas como TIPO DE GASTO 20 - Capacitação de Coordenadores de Setor, Área, Ramo, Núcleo, Equipe Setor e Equipe Estadual;

3. Anexar a lista de presença dos participantes do encontro;

4. Sobrando saldo, o mesmo deve permanecer no setor para ser utilizado nas ações básicas de saúde, assim NÃO HAVERÁ DEVOLUÇÃO DE SALDO. A Coordenação Nacional fará análises periódicas do saldo do setor para acompanhamento.

5. Se o recurso solicitado não foi suficiente para custear as despesas do encontro, o setor poderá utilizar do seu saldo ou solicitar recurso extra para a Coordenação Nacional avaliar;

Vale lembrar que, uma vez planejado e enviado recurso para tal capacitação, a Coordenação Nacional fará a cobrança com base no planejamento de pessoas a serem capacitadas, ou seja, se o planejamento foi feito para capacitar uma quantidade X de pessoas, esse deve ser o resultado da capacitação.

O Ideal é que os gastos realizados estejam de acordo com o que foi planejado, já que o recurso liberado usou como base o planejamento. Caso o saldo do setor venha a aumentar muito, a Coordenação Nacional poderá sugerir que o setor realize o repasse os ramos com o saldo disponível na conta.

Lembrando que a forma de solicitar o recurso não muda, pois continua sendo necessário o envio do planejamento para a Coordenação Nacional e com a antecedência necessária, para a análise e liberação do recurso.

Orientações para preenchimento do Demonstrativo de Despesa

Situações Especiais

Procedimento da Coordenação Nacional para ex-coordenadores com pendência de saldo a mais de 3 meses

Procedimento da Coordenação Nacional para ex-coordenadores com pendência de saldo

Furto ou roubo de recursos financeiros

Prestação de Contas no caso de Furto

Suspensão do Repasse

Comunicado de diferença de Caixa

Diferença de caixa é quando ocorre perda ou extravio de notas fiscais e recibos de despesas já realizadas. Isso ocasiona um grande problema para as equipes de coordenações quando da confecção da prestação de contas e do controle dos saldos em caixa.

Este tipo de problema precisa ser informado, com transparência, dando conhecimento a todos os envolvidos. Para isso, foi criado um documento chamado “Comunicado de Diferença de Caixa”, que tem como função registrar e divulgar essa situação.

São critérios para utilização desse “Comunicado de Diferença de Caixa”:

a) que o mesmo seja assinado pelos membros do Conselho Econômico.

c) que seja submetido anualmente à apreciação da assembleia do setor e ou estado.

Instruções de preenchimento:

a) lançar como despesa na prestação de gastos do mês o valor total deste comunicado, com o código 280, na categoria de despesa.

b) caso sejam encontradas as notas fiscais, recibos ou o dinheiro que originaram este comunicado, informar à Coordenação Nacional para regularização e o Conselho Econômico.

Formulário ---> Comunicado de diferença de caixa

Normas e Procedimentos Internos De Prestação De Contas