Orientações na organização de uma assembleia Eletiva/Avaliativa

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Roteiro para preparar uma Assembleia

“ Velemos uns pelos outros para nos estimular à caridade e às boas obras. Não deixemos a nossa assembleia, como alguns costumam fazer. Procuremos antes, animar-nos sempre mais... “ Heb 10, 24-25

PREPARAÇÃO DA ASSEMBLEIA:

Lista de Documentos:

Ter em mãos os seguintes documentos:

Fichas de Inscrição, Listas Tríplices e Cadastro dos responsáveis pela Prestação de Gastos:

Conselho Econômico

Conselho Econômico do Setor

Roteiro para preparar uma Assembléia

1 - QUANDO ACONTECE A ASSEMBLEIA A Assembleia em nível Nacional, de Estado, Setor e Ramo, ocorre anualmente conforme o Regimento Interno da Pastoral da Criança.

2 - PREPARAÇÃO ANTES DA ASSEMBLEIA A responsabilidade imediata da condução da Assembleia cabe à equipe de coordenação, formada pelo coordenador, e pelos demais membros da sua equipe de coordenação.

3 - QUEM PARTICIPA DA ASSEMBLEIA

Estado: Coordenador Estadual, Núcleos, Coordenadores de Setor, Coordenador de Grande Metrópole e Membro do Conselho Econômico.

Setor: Coordenador do Setor, Áreas, Coordenadores de Ramo, Membro do Conselho Econômico.

Ramo: Coordenador de Ramo e Coordenadores de Comunidade.

Observações:

1. O Coordenador Estadual poderá participar das Assembleias de Setor e Ramo;

2. O Coordenador de Setor poderá participar da Assembleia de Ramo;

3. Núcleos e áreas acompanharão as Assembleias dos Setores/Ramos, na impossibilidade do Coordenador de Estado e Setor comparecerem, conforme artigos 40 e 41 do Regimento Interno;

4. Bispo responsável pela Pastoral da Criança no estado – Na assembleia Estadual;

5. Bispo nas respectivas Dioceses/Setores;

6. Padres/Diáconos Assessores: Quando indicado e atuante;

7. Multiplicadores/Estado ou Capacitadores/Setor, avaliar a disponibilidade de recursos e priorizar as ações básicas. Em caso de grande quantidade de Multiplicadores/Capacitadores indicar aqueles que atuaram no último ano;

8. As 16 horas não precisam ser consecutivas, avaliar e adaptar a realidade local;

9. Os ramos que não estão ativos não poderão participar da assembleia. Sugestão: A coordenação responsável fará uma visita aos ramos antes ou após assembleia para verificar o que esta acontecendo;

10. Os membros do Conselho econômico, bispo e padre assessor não precisam participar integralmente da Assembleia, avaliar os momentos em que os mesmos participam.

4 - ELABORAÇÃO DO PLANEJAMENTO

4.1. Assembleia Indicativa/Avaliativa:

Elaborar e enviar ofício de Convocação para instância superior, após enviar uma cópia para todos os Estados/Setores/Ramos, Núcleos/Áreas, Bispo/Padre e deixará uma cópia em arquivo; Exceto nos casos de Assembleia Indicativa estadual, a responsabilidade de elaboração e envio do oficio é da Coordenação Nacional.

4.2. Enviar o planejamento à Coordenação Nacional (Estado e Setor);

4.3. Enviar carta de convocação aos participantes e programação com o conteúdo conforme os artigos 47 e 53 do Regimento Interno;

4.4. Sugerimos convocar e Realizar a Assembleia Eletiva com pelo menos 6 meses de antecedência;

4.5. Encaminhar para a instância superior, uma cópia da Ficha de Inscrição do Candidato para a consulta da composição da lista tríplice; A busca de possíveis candidatos para assumir os níveis de coordenação devem levar em consideração o Documento das Condições Necessárias e Suficientes para uma Boa Coordenação:

https://wiki.pastoraldacrianca.org.br/zopp_CondicoesNecessarias_e_Suficientes_coordenacoes

4.6. Fazer reunião com o Conselho Econômico para apreciar e emitir parecer, ao menos uma semana antes da Assembleia;

4.7. Fazer a eleição do suplente, conforme Art. 38º do Regimento Interno e do adicional, conforme Estatuto Art. 14º, inciso II e parágrafo 2º;

4.8. Após ratificação dos novos coordenadores, os mesmos deverão participar da capacitação de Missão e Gestão ao nível ao qual pertencem.

5. PROGRAMA DA ASSEMBLEIA

5.1 Acolhida:

O coordenador ou demais membros da sua equipe de coordenação acolhem a todos os participantes com alegria, se possível, realizar uma dinâmica rápida ou um “mantra” para chamar a atenção de todos.

5.2. Organizar as regras de convivência:

Chegar no dia e hora marcada;

Ser claro, falar o necessário dando oportunidade a todos;

Prestar atenção quando alguém estiver falando (desligar o celular);

Entregar os materiais que serão usados durante a assembleia.

5.3. Conduzir a espiritualidade:

Inicio com um canto, texto bíblico, liturgia diária e ou documentos da Igreja;

Trabalhar em equipes;

5.4. Apresentar a Pauta:

O coordenador apresentará a pauta para que os participantes possam sugerir e aprovar.

6. CONTEÚDO DA ASSEMBLEIA:

6.1. Aprofundamento da Missão

Sugestão:

Bispo e Padre assessor: o coordenador fará o convite com antecedência;

Tema: escolher de acordo com a Missão da Pastoral da Criança e necessidades do grupo.

Duração: sugestão de 2 a 4 horas, de forma a cobrir os aspectos da vida da organização;

6.2. Compete à Assembleia Geral, Art. 53:

I – fazer a avaliação geral das atividades da Pastoral da Criança e o seu planejamento para os 12 meses seguintes:

Apresentar os dados do Estado, Setor ou Ramo, como o relatório de FABS digitadas, Crianças acompanhadas, Metas e Coberturas, Estágio de Evolução e Capacitações.

Após, deixar um tempo disponível para cada participante analisar seus relatórios com calma, identificar as necessidades da base, organizar o cronograma das atividades a serem realizadas e neste momento, utilizar o Plano de Ação para ser elaborado em conjunto de acordo com cada realidade.

II – apreciar as prestações de contas de todos os recursos recebidos, suas fontes, como foram empregados, saldo disponível e situação patrimonial: Apresentar o parecer do conselho econômico e deixar à disposição as prestações de contas avaliadas.

III – apresentar os convênios, contratos e compromissos vigentes: Lembrando que qualquer convênio ou parceria deve ser enviado para Aprovação da Coordenação Nacional.

IV – enviar propostas e recomendações à instância superior: Conforme as necessidades sentidas, enviar propostas de melhoria e outras recomendações.

V – apreciar o parecer do Conselho Econômico sobre os recursos financeiros e demais atividades: Realizado no item II.

VI – fazer a indicação da lista tríplice para o próximo mandato de coordenação: Ver no Documento das Condições Necessárias e Suficientes sugestões de como buscar uma nova coordenação.

https://wiki.pastoraldacrianca.org.br/zopp_CondicoesNecessarias_e_Suficientes_coordenacoes

VII – eleger o Conselho Econômico: Ver na wiki os procedimentos

https://wiki.pastoraldacrianca.org.br/conselhoeconomicosetores

Parágrafo Único:

As Assembleias de Setor e de Estado devem ser realizadas de forma a cobrir todos os pontos de agenda determinados no regimento interno e dos demais aspectos da vida da organização e com um tempo mínimo de 16 (dezesseis) horas de duração.

7. CONDUÇÃO DO PROCESSO INDICATIVO (Estado/Setor/Ramo)

7.1. Assessoria: instância superior ou quem esta delegar.

Ler os artigos 33 a 46 do Regimento Interno.

Caso a autoridade eclesiástica não esteja presente na Assembleia, a instância superior ou seu representante, entregará a documentação aos responsáveis.

7.2. Formulários e Fichas a serem preenchidos:

7.2.1. Ficha de inscrição dos candidatos:

Os candidatos deverão preencher a ficha de inscrição para participar do processo eletivo.

O responsável em conduzir a assembleia deverá apresentar as atribuições do coordenador, confirmar o perfil dos candidatos e esclarecer as questões de contratação.

Conforme Parágrafo 1º do artigo 39 do Regimento Interno:

Todo membro da Assembleia, bem como a Autoridade Eclesiástica e os Coordenadores das instâncias superiores podem propor nomes de pessoas que conheçam e comunguem dos objetivos da Pastoral da Criança para serem votados visando a composição da lista tríplice.

Os indicados não precisam estar presentes mas devem ter aceitado a indicação formalmente ou por intermédio de um dos membros da Assembleia.

7.2.2. Cédula para Votação:

Conforme artigo 39 do Regimento Interno, “... é obrigatório que cada coordenador indique o nome de três pessoas diferentes no seu voto.

Será considerado nulo o voto que não apresentar três nomes diferentes."

O Parágrafo 2º deste artigo:

Deverão ser votadas apenas as pessoas, cujo compromisso, perfil e competência atendam aos objetivos da Pastoral da Criança e em suas fichas apresentadas previamente para o conhecimento dos participantes da Assembleia, constem: Sua identificação, formação, experiência na Pastoral da Criança, disponibilidade de tempo, e forma de contrato pretendido. (Aprovado na Assembleia Geral de 2010).

7.2.3. Lista Tríplice:

Esta deverá ser preenchida com os dados das três pessoas que receberam maior número de votos.

Apresentar a lista tríplice à autoridade eclesiástica para ratificação.

Após, este documento junto com a ficha de inscrição dos candidatos, lista de presença, ata da assembleia, e Lista de quem assina a Prestação de Contas deverão ser encaminhados para a Coordenação Nacional.

7.2.4. Ficha de Eleição do Suplente:

Fazer eleição anual do suplente em todos os níveis de coordenações, conforme parágrafo 2º do artigo 14 do Estatuto e artigos 20 e 38 do Regimento Interno.

7.2.5. Estados com direito a Adicional:

Fazer eleição anual do Adicional Estadual, conforme 2º parágrafo artigo 14 do estatuto.

7.2.6. Lista tríplice do Bispo:

Conforme artigo 39 parágrafo 2º do Estatuto, a escolha do bispo responsável pela Pastoral da Criança em nível Estadual, será feita pelo Conselho Episcopal Regional da área, com mandato de quatro anos, permitida uma única recondução. Esta escolha, nos Estados com mais de três Dioceses, será feita a partir de uma lista tríplice de bispos escolhidos com voto secreto pelos participantes da Assembleia Estadual da Pastoral da Criança.

7.2.7. Conselho Econômico:

Sobre eleição do conselho econômico e atribuições, ver os artigos 54 a 58 do Regimento Interno.

8. FECHAMENTO DA ASSEMBLEIA:

Ler a Ata ao final da Assembleia e todos os participantes deverão assinar a mesma;

Agradecer a presença dos participantes;

Fazer o envio.

Modelo de ata: Modelo de ata indicativa

9. ENCAMINHAMENTOS PÓS ASSEMBLEIA:

Dar encaminhamento aos documentos que precisam de aprovação e assinatura da autoridade eclesiástica e em seguida enviar para a Coordenação Nacional;

Encaminhar o novo coordenador para Capacitação de Missão e Gestão/Ramo e Área;

Acompanhar o processo com estágio prévio do Novo Coord. Estadual/Setor/Núcleo e encaminhar posteriormente para a Capacitação de Novos em Curitiba;

Acompanhar e avaliar o Plano de Ação.

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