Deliberações da Reunião 31/08/2010

Capacitação de novos coordenadores de setores, núcleos e estados

Participantes para capacitação - articular com os coord. estaduais para enviar os coord. novos ratificados que virão para a Cap. em Curitiba/PR

Quem participa integral - 2 da equipe de missão, um colaborador coord. estadual e uma pesoa da equipe finaceira, se ultrapassar 15 participantes terá mais uma pessoa da equipe de suporte à estão.

Responsáveis da capacitação do mês: ver o calendário com as datas aprovado em Assembleia Nacional

ALTERAÇÕES - resp. Jocemar, Erica Hobold e Geny

Organização Providenciar com 2 dias de antecedência:

• Requisições para passagens, translado: Erica Santos
• lanche, almoço, hospedagem: Marco
• Reservar auditório, data show, computador com internet e testar: Erica Santos
• Preparar o auditório: Mesa grande para oficina de prestação de Contas: ver com Erica Santos
• Reserva da sala de informática e certificar-se do funcionamento do projetor e computadores e no dia da capacitação, deixá-los ligados: Erica Santos

Sugestões de metodologia Equipe da Capacitação 1. Apresentação dos participantes - Pedir para cada pessoa dizer o nome, de onde vem, atuação na Pastoral da Criança e uma qualidade com a primeira letra do nome. Caso a pessoa tenha dificuldade de dizer a qualidade, alguém do grupo pode opinar, pelo pouco que conhece. Encerrar o momento, incentivando para que as pessoas gostem e não tenham vergonha de falar de si, de suas qualidades para se autovalorizar e elevar sua autoestima.

2. Acrescentar ao final da apostila nome/ação/e-mail/telefone (atualizado) 3. Agendamentos de outras ações poderá ser às 17:30, agendar com a Erica Santos, colocar o recado no e-mail. 4. Manter o Levantamento das expectativas – fazer um painel e a cada final do dia, vai tirando aquilo que já foi contemplado com a capacitação e aproveita para ir tirando as dúvidas daquele dia.

Capacitação de Novos Coordenadores de Setor/Estado e Núcleo

Após ratificação de um novo coordenador de setor ou estado, ou a nomeação de um novo coordenador de núcleo, esses são convocados a participar de uma capacitação na sede da Coordenação Nacional, em Curitiba, para agilizar o processo das atividades nas bases.

Objetivo Geral:

• Aprofundar e vivenciar os conteúdos de Missão e Gestão da Pastoral da Criança;
• Preparar os coordenadores para assumir a sua missão de proporcionar as condições de trabalho necessárias ao desenvolvimento da missão dos líderes na comunidade.

Objetivos Específicos:

Entender:

• As principais atribuições;
• A Estrutura e Funcionamento da Pastoral da Criança.
• O funcionamento do Sistema de Informação e como aproveitá-lo para o exercício de sua função.

Aprender os critérios e como:

• Fazer o planejamento das Ações e dos Materiais educativos
• Administrar os recursos financeiros quanto ao repasse e prestação de contas mensal.

Conhecer e trocar experiências de como:

• Manter e dinamizar os ramos que estão funcionando e reativar os ramos sem sinal de vida;
• Implantar a Pastoral da Criança em outros Ramos;
• Constituir uma equipe de Apoio e fazer parcerias locais;
• Buscar capacitadores, convocar para as capacitações e acompanhá-los de forma sistemática após as capacitação;
• Utilizar os instrumentos de formação continuada para coordenadores de setores/núcleos/ramo e líderes.

Atribuições dos coordenadores Prioridades de um membro – dinâmica das pétalas, trabalhar com o grupo *atribuições de um membro trabalhar no 1º dia da capacitação Sugestões: fazer mais dinâmicas puxando as informações delas fazendo link. Atribuições comum aos níveis (setor, núcleo, estado) - Érica e Geny

ver com Erica H (para melhorar este assunto) Desenhar flores com cores diferentes e nas pétalas coloca palavras do perfil/atribuições da coordenação. As pétalas são colocadas no chão e os participantes escolhem uma pétala e se agrupam de acordo com as pétalas. Tentam formar algum desenho (alguns formam flores bem diferentes com as pétalas). Discutem sobre as palavras escritas e depois apresentam pro grande grupo.

Incluir na parte das Atribuições: Recursos Humanos, financeiros e materiais;

• Criar página com idéias para captação de pessoas para a Pastoral da Criança;
• Como conquistar voluntários (coordenadores);
• Formar equipe: colaboradores, atividades existentes e tempo para execução;
• Fazer um levantamento como os participantes sobre as estratégias bem sucedidas de conquista de voluntários.

Sugestão de fazer trabalho de grupo com os coordenadores com as experiências deles. - Joce

Casa Aberta Momento da capacitação onde são apresentados aos coordenadores as Ações básicas da Pastoral. As Ações Complementares e Opcionais serão apresentadas na visita aos departamentos; Focar objetivos Ações/voluntários: equipe da capacitação ** Verificar para não duplicar informações durante a capacitação (casa aberta x visita a sede x momentos na sala

• Casa Aberta

Logo após a casa aberta apresentar a sede.

Sistema de Informação Aumentar o número de pessoas para auxiliar na oficina para ajudar os coordenadores a verem os relatórios: Apresentar todos os relatórios por partes e depois fazer a oficina; Proposta: Usar o Sistema de Homologação na oficina para que os coordenadores possam fazer alteração – relatórios da Apostila Capacitadores, cadastro ramos, gráficos abrangência;

- criar 20 senhas e associar as pessoas ao setor/estado - Joce; equipe da TI fazer senha(com 20 acessos) para utilizar no sistema de homologação e o nível de prioridade será dado o mesmo que os setores já possuem. OK

usuário: setorcap (verificar se está qual senha está sendo usada)

senha: capacita?

- Rever os relatórios e programas a serem trabalhados (planejamento capac.líderes - trabalhar no momento de planejamento, data capac.ramo), separar os relatórios por níveis de coordenação - Equipe de capacitação

Recursos Financeiros: Prestação de contas Mostrar relatórios financeiros depois da oficina PG na mesma sala; Sempre que tratar da parte financeira, retomar à Missão da Pastoral da Criança ; Iniciar essa parte fazendo uma referência ao percentual para a Missão x finalidade das atividades: administração – capacitação – comunidade ( visita domiciliar, celebração da vida, reunião de avaliação e reflexão); Oficina PG do Ramo: entregar pronta para que o coordenador do setor emita o parecer: Jocemar e equipe

Dinâmica para fixar idéias do Certo e Errado; - PRESTAÇÃO DE GASTOS (não se usa mais)

Recursos Materiais montar quadro com os principais fazer um planilha com prazos (mensal, semestral, anual) - link para ir direto ao manual Missão do Coordenador e anexo a ficha do pedido do material.

Planejamento – Manter o Ciclo resolutivo (montar no processamento de uma dinâmica introdutória) - Érica e Geny

Dinâmica do Planejamento - Miniobjetivo (não faz mais) verificar com a equipe...

Material: Tarjetas e Pincel atômico para cada participante.

1o. momento: Todos recebem uma tarjeta e um pincel atômico e individualmente tem cerca de 3 min para definir um objetivo/tarefa que possa ser realizada dentro da sala em 3 minutos.

O grupo é subdividido em 2 grupos (X e Y) onde cada um lê o seu objetivo e anexa no quadro. Depois, o facilitador marca 3 minutos e cada participante do subgrupo X deve realizar o seu objetivo, enquanto o subgrupo Y, observa. Depois, o subgrupo Y realiza os objetivos e o grupo X, observa.

Enquanto os objetivos são realizados o facilitador pode, discretamente, interferir, gerando um obstáculo para a realização do objetivo.

2o. Momento: Reflexão sobre a prática

- Todos participantes agiram conforme os objetivos formulados?

- Estabelecimento de objetivos: sentimentos diante da tarefa: desafio, bloqueio, medo, fracasso, tensão. Processo de tomada de decisão entre alternativas. Consideração de fatores externos como a cooperação de outras pessoas.

- Realização dos objetivos: conflitos entre objetivos de diferentes pessoas, falta de consideração de recursos disponíveis, imprevistos.

- O facilitador faz uma síntese sobre os fatores necessários para definir e cumprir um objetivo.

3o. Momento: Levantar com os participantes dois exemplos de realização de algum objetivo pertinente a Pastoral da Criança.

• – Capacitações (antes de rever ficha de planejamento aguardar o retorno da proposta que tá com o Silvio de ser enviado uma verba mensal somente para transporte aos setores e a hospedagem seria via pregão eletrônico)

Elaborar um Quadro onde os coordenadores definam as atividades: diária, mensal, trimestral, semestral e anual: Joce e Erica . Planejar com base nos relatórios dos setores: Erica , Geny e Joce Link para dicas: Ramos sem sinal de vida. - Joce (Joce já colocou no manual o link para ir para o Dicas Ramo sem sinal de vida) - Plano de Ação (o que, quando,etc) dar modelo para o coordenador do setor e explicar que é o ramo que faz;

Organização da Pastoral:

• Blocos, Assembléias, Estatuto e Regimento <-> fazer ligação com o Estatuto;
• Elaborar dinâmicas com as palavras chaves: Geny

- Trazer as resoluções do Conselho Diretor para incorporar no RI - Geny

* Pré-requisito Os Coordenadores convocados para a capacitação, deverão fazer uma leitura prévia dos artigos que serão especificados na carta convite. Enviar junto com a convocação os documentos: Estatuto e Regimento Interno: OK

A pessoa do Estado que virá como colaborador na capacitação deverá fazer esse levantamento à medida que cada participante chegar em Curitiba e os que não fizeram a leitura deverão fazer antes de virem para o início da capacitação. O capacitador(equipe Nacional) que é responsável pela capacitação deverá partilhar/resgatando o que foi lido e fazer complemento se necessário;

Contato nos Departamentos os coordenadores irão passar nos departamentos para esclarecimentos de dúvidas: na sexta-feira após o almoço

Agendar momento na sexta-feira para que os técnicos possam conversar com os coordenadores (último dia da Capacitação no período da tarde). Erica Santos - fazer quadroOs técnicos deverão apresentar a proposta do assunto/tema por escrito para os coordenadores da capacitação com antecedência;

- Responsabilidade de cada apoio de fazer o adiantamento, depósito do recurso na conta pessoal do novo (a) coordenador (a) do setor ou da coordenação antiga ou ainda com a estaudal. OBS: não será feito mais o reembolso aos participantes aqui na CNPC.

- Jornal e Rádio: os recados deverão ser dados no final da capacitação;

- acrescentar o novo tema -geoprocessamento - resp.TI - Humberto

- Formação Contínua Integrada - na apostila de forma resumida - resp. Thereza

- Nomeação, procuração, controle de Cheques e abertura de contas: tratar com a pessoa do apoio ao setor no último dia.

- Proposta: agendar com a equipe financeira - Jucilene

Definição das prioridades Ações: Jocemar - Ok já consta no manual do setor para buscar informações no manual do ramo;

• Básica;
• Opcional;
• Complementar

Documentos da Igreja Geny

Apresentar em 15' a missão de forma diferente.

Perfil/atribuições do colaborador estadual. Geny

PERFIL DO COLABORADOR/ESTADUAL

• Ser facilitador entre os Coordenadores e CNPC;
• Conhecer o trabalho de base, a missão que o líder e equipes desenvolvem;
• Estar aberto às mudanças;
• Ter segurança e facilidade em transmitir os conteúdos;

ATRIBUIÇÕES:

• Participar da reunião prévia da capacitação com a equipe;
• Assessorar nos conteúdos, Eclesial – Missão na Pastoral da Criança;
• Auxiliar na oficinas de informática e de Prestação de Contas;
• Partilhar sugestões e exemplos da base de como conduzir e ser mediador em casos de conflitos;
• Acolher os participantes;
• Acompanhar o grupo e atendê-lo nas necessidades;
• Articular com o grupo a possibilidade de realizar um TUR (os gastos por conta de cada participante);
• Organizar e aplicar a avaliação com a equipe.

AVALIAR RESULTADOS:

• Avaliar cada dia os trabalhos realizados pelo grupo e se for preciso tirar as dúvidas;
• Estar atento às dificuldades do grupo e ajudar na resolução;
• Fazer o ENVIO dos participantes - Equipe Missão , Apoio e colaborador Estadual

DVD Festa da Vida é importante que o coordenador do setor tenha no escritório da Pastoral da Criança, mas não será exibido durante a capacitação

Elaborar alguma dinâmica para tirar dúvidas (avaliação diária das expectativas)

Avaliar Rever o uso do livro de Missão do coordenador e Apostila da capacitação; - COLOCAR TODAS AS INFORMAÇÕES NO WIKI, COM LINKS PARA O MANUAL MISSÃO DO COORDENADOR.

Animação: Relacionamento, espiritualidade e Diálogo – O Pe. Ademar irá apresentar proposta (verificar se ele poderá fazer).